Tool

Tăng sự tập trung và nâng cao hiệu quả công việc bằng Daily record

Pinterest LinkedIn Tumblr

Bài này được viết cách đây khá lâu nhưng chưa hoàn thành, nay dành thời gian viết xong rồi đăng lên, nên không tránh khỏi đọc hơi chưng hửng. Anh chị thông cảm.

Một trong những việc đau đầu của người làm ở vị trí quản lý, trưởng nhóm, thậm chí chủ doanh nghiệp là không rõ việc sử dụng thời gian của nhân viên hay thành viên trong nhóm ra sao và thời gian họ sử dụng tương ứng ra sao với kết quả công việc mà họ tạo ra để từ đó đánh giá hiệu quả công việc, để biết nhân viên của sử dụng tốt quỹ thời gian của mình.

Các quyết định đằng sau việc này bao gồm:

  • Tăng lương
  • Thăng chức
  • Sa thải
  • Kiểm điểm
  • Định hướng

Đối với chủ DN, việc này quan trọng để trả lời câu hỏi “tôi trả cho anh X đồng, anh làm cho tôi được bao nhiêu?”

Một công thức đơn giản để đánh giá hiệu quả của một công việc cụ thể là trong một đơn vị thời gian nào đó, anh tạo ra được bao nhiêu kết quả. Sau đó, so sánh nó với mức trung bình được chấp nhận.

Tức là: hiệu quả công việc = kết quả / thời gian

Công thức này đa phần chúng ta chỉ biết được tử số – phần kết quả, thông qua các báo cáo ngày, tuần, tháng. Chẳng hạn, viết được bao nhiêu bài, đi bao nhiêu link…

Không thể lấy số bài viết hay số link chia cho ngày, tuần, tháng 1 cách đơn giản để biết hiệu quả công việc, vì trong một ngày, người nhân viên không chỉ thực hiện một công việc duy nhất, mà phải thực hiện nhiều việc khác nhau, và tuỳ mức độ ưu tiên mà thời gian thực hiện cũng khác nhau.

Vậy làm cách nào để biết thời gian thực hiện thực sự của một công việc nào đó. Giải pháp đưa ra là Daily record – ghi lại nhật ký công việc hằng ngày.

Daily record

Ý tưởng rất đơn giản:

Mỗi ngày chúng ta có 8 tiếng làm việc, trong 8 tiếng đó chúng ta làm những việc rất khác nhau với thời gian cũng khác nhau, vậy thì chỉ cần ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc thì có thể tính được khoảng thời gian bỏ ra là bao lâu.

Như khi viết bài này, tôi thực hiện lúc 10h15 và kết thúc lúc 10h45 sáng, như vậy tôi mất tổng cộng 30 phút để thực hiện.

Đừng bỏ lỡ:  4 Công cụ MIỄN PHÍ giúp Copywriter làm việc tập trung!

Kết quả là: nếu tôi liên tục ghi nhận lại các mốc thời gian thực hiện, tôi có thể tính được khoảng thời gian mình tiêu tốn cho mỗi công việc vào mỗi ngày.

Như vậy, tử số chúng ta đã rõ: kết quả của việc A là gì, việc B là gì… định lượng ra hết. Và mẫu số là làm việc A (trong tuần / tháng) mất hết bao nhiêu thời gian cũng đã có cách tính được.

Nếu công việc A bình thường sẽ làm được X kết quả trong Y thời gian, nhưng với nhân viên nào đấy, họ làm việc A vẫn trong Y thời gian nhưng kết quả nhỏ hơn X, hoặc vẫn làm được X kết quả nhưng thời gian lớn hơn Y (đáng kể) thì phải thực sự xem lại các yếu tố như kỹ năng thực hiện công việc đó, kinh nghiệm, kỹ năng quản lý thời gian, các yếu tố gây xao nhãng… để chính đốn vấn đề và đem về hiệu quả.

Việc so sánh kết quả và thời gian bỏ ra cũng là cơ sở rõ ràng để chỉ rõ một nhân viên nào đó làm việc có tốt không, thay vì chỉ dựa trên quan sát hay cảm nhận, dễ bị phản bác.

Tôi từng làm việc với một bạn nhân viên, theo quan sát thì thấy rất không tập trung vào công việc, và có những hoạt động ngoài luồng khó định nghĩa.

Việc đo đạc thời gian không quá khó, tôi có một mẫu daily record giúp ghi lại thời gian và tự tính được các số liệu cần thiết, bảng này cũng liên kết với kế hoạch công việc theo tuần / tháng của từng người, nhằm cung cấp cho quản lý / trưởng nhóm những thông tin đó ngay và luôn.

Anh chị nào cần có thể liên hệ tôi qua email [email protected]. Nếu ở TPHCM thì có thể gặp gỡ trao dồi.

Triển khai thực tế ra sao?

Tôi triển khai ý tưởng này khá nhiều lần, và nhận thấy những khó khăn sau đây sẽ khiến việc triển khai dễ gặp rắc rối và có khi không đi đến đâu.

Đừng bỏ lỡ:  Simplenote: Tool đơn giản nhưng...

1. Nhân viên không sẵn lòng

Việc này dễ hiểu, không ai muốn ghi lại thời gian của mình cả, 3 lý do chính ở đây là:

  • Thường ta muốn giấu việc mình đang làm gì vào thời gian nào trong ngày làm việc
  • Nhân viên sử dụng thời gian làm việc cho những mục đích không mang lại lợi ích gì cho công ty.
  • Tâm lý kháng cự thay đổi, việc này dễ hiểu, đối diện với cái mới, chúng ta hay có tâm lý muốn duy trì những gì đang diễn ra hơn là dành thời gian thử xem nó ra sao.

Vì vậy, điều quan trọng ở đây là phải có cách tiếp cận khéo léo, chứng minh được lợi ích của việc làm này, làm giảm sự phòng bị, dè chưng của nhân viên.

2. Sếp không biết hoặc không ủng hộ

Không chỉ làm công tác tư tưởng với đội nhóm mà cả với cấp trên (trường hợp bạn chưa gây dựng được uy tín nhất định với nhóm của mình để họ nghe lời bạn), thuyết phục cấp trên về những lợi ích của việc tự giác theo dõi sẽ giúp tiếng nói của bạn an toàn hơn. Sure!

3. Cấp trên thực sự không xem báo cáo

Nếu cấp trên đã ủng hộ bạn trong việc triển khai daily record, thì… bạn đừng để công việc của họ dừng ở đó, hay dừng ở việc thông báo với thành viên là việc này sẽ được triển khai.

Việc tự giác ghi nhận các hoạt động trong ngày chỉ có ý nghĩa nếu như cấp trên thường xuyên xem xét các báo cáo này này nhằm nhìn ra các vấn đề tồn tại và đưa mọi thứ đúng với ý đồ của nó.

Đừng nghĩ khi ai cũng gửi báo cáo đều đặn đến cho mình, thì sẽ không tồn tại ‘kẻ ranh ma’ làm báo cáo cho có hoặc báo cáo được chỉn chu rất đẹp nhưng nhìn kỹ luôn có điều phi lý tồn tại.

Một số nguyên tắc khi làm daily record

Đừng bỏ lỡ:  Trải nghiệm bàn phím cơ tự mua đầu tiên trong đời Filco Minila Air

Ở đây tôi nêu ra một vài yếu tố cần lưu tâm khi triển khai ý tưởng này.

  • Đầu tiên, cả nhóm phải thực sự cam kết và quan trọng nhất là TRUNG THỰC vào việc ghi nhận lại thời gian của mình, việc này sẽ phát huy hiệu quả nếu được liên kết tới những lợi ích / thiệt hại trực tiếp của nhân viên nếu tuân thủ tốt / không tốt, chẳng hạn như căn cứ tăng lương, phạt tiền.
  • Thứ hai, việc ghi nhận mốc đầu, cuối của thời gian thực hiện không cần quá chính xác, nếu bắt đầu 1 công việc vào lúc 8h53 thì cứ ghi 8h50 hay 8h55 cho tròn, để khi tính toán thời gian cũng dễ dàng hơn.
  • Thứ 3, một thủ thuật nhỏ, thủ thuật này tôi phát hiện khi nghĩ tới một vấn đề to đùng của người làm daily record, đó là không nhớ mình đã làm gì vào thời gian nào. Thủ thuật ở đây là mỗi ngày bạn xác định trước những việc mình sẽ làm trong ngày đó, list nó ra, khi nào làm cái nào thì cho 2 đầu mốc thời gian vào phía trước, vậy là xong.

Xin tạm kết bài viết này ở đây dù còn rất nhiều ý tưởng có thể trao dồi liên quan tới daily record vẫn chưa đề cập hết. Nếu ai quan tâm đến chủ đề này có thể cafe trao đổi với mình.