Thứ này giúp tôi cảm thấy cực kỳ tập trung và kiểm soát được nhiều điều quan trọng

Trong bài kỳ trước tôi có nhá hàng về 1 công cụ đáng ra dùng cho hoạt động teamwork, quản lý các dự án thì lại được tôi “chế biến” để phục vụ cho việc quản lý mục tiêu trở nên hiệu quả và tập trung nhiều hơn.

Bạn còn nhớ chứ? Tốt. Vậy thì bài này sẽ nói về nó, và tôi sẽ tiết lộ cách sử dụng thứ này trên thực tế.

Và bạn cần nhớ kỹ cái tên này……….

ASANA

Tôi sử dụng Asana vào công việc cách đây khoảng 5 năm, vào lúc tôi làm việc ở công ty thứ 2 trong đời mình, thời điểm đó chúng tôi sử dụng nó để quản lý thông tin và ghi nhận các tương tác với khách hàng, quản lý hoạt động marketing và ở mức trần tục hơn là để giao task và trao đổi ngay trên đó.

Mục đích chính yếu chúng tôi dùng Asana khi đó là CRM – Quản lý khách hàng (nói thế cho nhanh chứ đầy đủ là Quản lý quan hệ với KH)

Trong đó, mỗi 1 task quản lý khách hàng trên Asana đều trả lời xuất sắc những câu hỏi:

  • Khách hàng là ai? Cần liên lạc thì nhìn vào đâu?
  • Đặc điểm của khách hàng đó là gì?
  • Tình hình sử dụng và phản hồi của khách hàng đó ra sao?
  • Nhân viên trước đây làm việc với khách hàng đó thế nào?
  • Sẽ làm gì tiếp theo với khách hàng đó?
  • Lần tiếp theo tương tác với khách hàng đó là khi nào?

… và khá nhiều vấn đề khác bạn có thể trả lời qua những thông tin có mặt trong từng task.

Tuy nhiên, nó vốn không phải là 1 CRM, mà đơn thuần 1 Project Management Tool, nơi tề tựu anh em cùng thực thi 1 dự án, biến nó thành các task cụ thể, thực hiện phân công, theo dõi và đánh giá tiến độ.

Nghe nghịch lý quá nhỉ?

Nhưng điều đó lại cho thấy Asana là 1 nền tảng đủ linh hoạt để đáp ứng bất kì yêu cầu nào liên quan đến teamwork trong 1 tổ chức, dù là CRM như đã nói, hay CMS (quản lý hoạt động Maketing).

Đừng bỏ lỡ:  4 Tools và Sources miễn phí cho người làm việc chủ yếu bằng máy tính

Một nền tảng hữu hiệu, mặc dù có giao diện khá tệ vào thời điểm cách đây 1-2 năm, nhưng đã được cải thiện đáng kể, dễ sử dụng và nắm bắt.

Hôm nay bất ngờ nhận thông tin giao diện mới của Asana

Tất nhiên có cả tá nền tảng tương tự, như Jira hay Task World (những món tôi từng thử), nhưng lý do để chúng tôi chọn Asana trước đây và tôi tiếp tục chọn sử dụng nó đến bây giờ là…

Bạn sẽ bất ngờ đấy…

NÓ MIỄN PHÍ!

Nói đúng hơn là biên miễn phí của nó khá rộng.

Nghĩa là giống như các ứng dụng SaaS khác, chế độ miễn phí của nó đủ để khách hàng sử dụng thoải mái và không thấy “bọn đấy quá hẹp hòi”.

Ở mode miễn phí, Asana hỗ trợ

  • Quản lý tối đa 20 member / project, điều này mấy công ty nhỏ rất thích vì có bao giờ phình tới hơn 20 mạng đâu.
  • Tạo vô số project.
  • Notification đầy đủ cho tất cả member có mặt.
  • Tải file, image thoải mái ngay trên task.
  • Tích hợp với Google Drive hoặc Dropbox (và 1 số thể loại khác) khi cần.

… nói chung là hơi bị nhiều, bạn nên tự mình sử dụng.

Một tool khác có biên miễn phí khá thoải mái là Mailchimp, công cụ email marketing khá hay, cho phép chứa chấp 2.000 email và 1 số tính năng ngon lành mà vẫn free, vừa đủ để tung hoành ngang dọc (có cơ hội tôi sẽ giới thiệu 1 số cách sử dụng Mailchimp chỉ ít người biết đến bạn, ngay cả Mailchimp chắc cũng không ngờ khị khị khị).

Nói chung kha khá lợi ích với chế độ miễn phí lắm đấy.

 

OK, QUAY LẠI…

Từ ngày rời khỏi công việc, tôi vẫn sử dụng Asana như 1 thói quen của mình, thời gian đầu tôi khá khó khăn khi điều chỉnh làm sao cho phù hợp để quản lý hiệu quả mục tiêu, các dự án cá nhân, các loại tài liệu sưu tầm, ghi nhận ý tưởng và lên kế hoạch… nhưng ý định triệt để của tôi khi đó là:

Đừng bỏ lỡ:  8 Website cung cấp ảnh đẹp, chất lượng cao, dễ ‘chôm’

BIẾN ASANA THÀNH THỨ TÔI SẼ SỬ DỤNG MỖI NGÀY ĐỂ BIẾT MÌNH CẦN LÀM GÌ VÀO HÔM NAY

NẾU TÔI BIẾN ĐI ĐÂU ĐÓ 1 THỜI GIAN, ÍT RA TÔI CÒN BIẾT CHỖ MÌNH ĐANG DANG DỞ LÀ ĐÂU

 

Cả 2 điều trên quan trọng như nhau đối với tôi và… với bạn. Bạn hỏi tại sao? Thì đây…

1.) Nếu không có, tôi hoàn toàn lọng cọng nếu ai đó hỏi “Bữa nay mày tính làm gì?”, thường sẽ là “Tau cũng đếu biết”

2.) Nếu không có, tôi sẽ thắc mắc “Cuốn sách này, bài viết kia, project nọ… mình đã làm tới đâu ta?” rồi lụi hụi start again.

Không đáng chút nào, và rõ là tôi cần nó, Asana.

Bạn nói sao? Sao không dùng phần mềm note cho khỏe, chỉ bấy nhiêu thôi mà cần Asana à?

Không, không, không, không…

Tôi nghiệm ra rằng dùng Note không phải là ý hay, tôi note cả trăm thứ vào đâu đó nhưng chả bao giờ xem lại.

Hơn nữa, có khi tôi cũng chẳng nhớ mình đang note tới chỗ nào, vì cứ bạ đâu note đấy thôi.

Cho nên tới lúc này, vai trò của nó hoàn toàn rõ ràng nhé: một thứ cho tôi biết mình cần làm gì hôm nay và ghi nhận lại những gì tôi đã làm để tiếp tục bất cứ lúc nào mình muốn mà không phải bắt đầu lại.

IS IT CLEAR, MY FRIEND?

Nhưng đó mới chỉ là khởi đầu nhỏ, có những vấn đề lớn và phức tạp hơn nhiều, tôi sẽ liệt kê dưới đây:

  • Tôi cần ghi nhận tất cả bài viết, quyển sách hoặc ý tưởng nào tôi thấy hay. Ghi lên file Excel? Không, quá dễ thất lạc.
  • Khi đọc hoặc học, tôi cần note ngay những gì đáng chú ý trong đó để dễ nhớ sau này, thay vì đọc lại.
  • Tôi cần biết mình đang ưu tiên đọc hoặc học những bài viết, cuốn sách, hay khóa học nào.
  • Xử lý khi số lượng bài viết về 1 chủ đề như copywriting hay marketing tôi sưu tầm quá lớn
  • Xử lý khi tài liệu tôi sưu tầm không phải đường link mà là sách giấy hay tập tin trên máy tính
  • Làm sao phân biệt giữa những bài viết hoặc sách đã đọc rồi.
  • Làm sao không bỏ sót bất kỳ tài liệu nào đã ghi nhận.
  • Làm sao xử lý 1 bài viết cần cho nhiều mục đích, vừa lưu trữ, vừa để dành đọc, vừa liên quan tới 1 bài viết trên coclac.net
  • Làm sao ghi nhận những bài liên quan có trong 1 bài viết dưới dạng đường link
    bla bla bla bla
Đừng bỏ lỡ:  Máy đọc sách giúp gì cho cuộc sống và công việc

OH MY GODDDD

Rất, rất nhiều thứ tôi không liệt kê hết được. Bạn không hiểu tôi muốn nói gì? Không sao, cứ thực hành sẽ hiểu.

You May Also Like

About the Author: Cóc